Tushuntirish xati turli maqsadlarda, masalan, belgilangan vaqt ichida topshiriqni bajara olmaslik, ishdan kech qolish yoki boshqa kutmagan holatlar yuzaga kelganda tuziladi. Xat oluvchiga aniq va to'liq tushuntirishlar bilan kechirim so'rash uchun yoziladi